Document Management

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La gestione documentale consente alle aziende di gestire in modo efficiente i documenti, sia in formato cartaceo che digitale, riducendo i costi di gestione e migliorando l'organizzazione. Questa opportunità è particolarmente rilevante in un contesto di lavoro distribuito, come quello attuale.
Con DOCUWARE proponiamo soluzioni di archiviazione, gestione e organizzazione delle informazioni aziendali, che facilitano il recupero dei documenti e garantiscono la sicurezza dei dati. È un software adatto a tutti i settori aziendali, in particolare: finanza, vendite, risorse umane, acquisti.
In sintesi, DOCUWARE contribuisce all'efficienza, alla produttività e alla protezione dei dati aziendali.

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Ridurre la carta

I documenti cartacei rallentano il lavoro, si possono perdere facilmente, richiedono molto spazio per essere archiviati. Le aziende più competitive riducono gli archivi fisici e adottano processi digitali per risparmiare costi e tempo, proteggere i dati aziendali e organizzare meglio i flussi di comunicazione. La gestione di documenti digitalizzati permette di mantenere i dati più strutturati e sicuri. Le informazioni digitalizzate possono essere distribuite in modo rapido e controllato, così i team possono lavorare con la massima efficienza.

Automatizzare i processi

Attività noiose e ripetitive come il data entry, il controllo delle informazioni e la correzione degli errori, comportano inutili sprechi di tempo prezioso che potrebbe essere impiegato in modo più produttivo dai venditori, dalla contabilità e dagli uffici HR. L’automazione libera un potenziale enorme. In processi come l'elaborazione delle fatture, l’inserimento dei dati dei dipendenti e la gestione dei contratti, molte fasi potrebbero essere digitalizzate così da concentrarsi su attività più importanti e strategiche. Eliminando il lavoro manuale e ripetitivo, i dipendenti potranno usare il loro talento, la loro expertise e le loro competenze in modo più proficuo ed efficiente.

Lavorare in mobilità

Oggi, sempre più spesso le attività lavorative vengono svolte al di fuori dell'ufficio tradizionale: le aziende agili e digitali valorizzano il lavoro flessibile e mobile, abbracciando un modello di produttività che si possa attuare sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo. L’avvio, l'esecuzione e il completamento dei flussi di lavoro anche da dispositivi mobile consente di ottimizzare i processi. L'accesso ai dati - siano essi commerciali, finanziari o di marketing - dove e quando necessario, garantisce la massima produttività.

Garantire la conformità alle norme

Dalla corretta gestione dei documenti rilevanti a fini fiscali, alla protezione dei dati sensibili del personale, i requisiti di conformità comportano sfide rilevanti per il management e per i dipendenti. Regolamentazioni come HIPAA, GDPR, Serbanes-Oxley, così come le policy interne, non dovrebbero rallentare il business: la gestione strategica delle informazioni, correlata ai requisiti imposti da queste normative, può diventare un punto di forza per garantire maggiore competitività alla tua azienda. Dai valore alla sicurezza, alla trasparenza e alla protezione dei dati in modo che tutti possano trarne benefici: il tuo team, la tua azienda e i tuoi clienti.

Sfruttare la flessibilità del cloud

Per decenni, l'IT aziendale ha utilizzato sistemi e risorse "fisiche" ingombranti e complessi da gestire. L'installazione dei software, la gestione degli aggiornamenti e l'archiviazione sicura dei dati comportava perdite di tempo e di soldi. I software gestiti in cloud cambiano completamente questa situazione. Le aziende di successo hanno adottato modi completamente nuovi per accedere a soluzioni sempre aggiornate. Fornire ai dipendenti strumenti efficienti e performanti, integrare nuovi sistemi e adeguare lo spazio per lo storage alla crescita del business non è mai stato così facile.

Raccogliere e organizzare informazioni

Si possono integrare scansioni, file creati con differenti programmi, e-mail e allegati, dati reperiti online e documenti acquisiti da dispositivi mobili. Tutto viene raccolto in un archivio digitale sicuro e ricercabile. Qualsiasi documento è gestito senza problemi: fatture e bolle di consegna, curriculum e buste paga, progetti e rapporti. L'indicizzazione automatizzata consente di identificare le informazioni chiave che possono poi essere recuperate, utilizzate e archiviate in modo sicuro ed efficiente.

Gestire i workflow e automatizzare le attività manuali

Grazie al workflow automatizzato, i processi documentali diventano più semplici e veloci. Si possono pianificare le diverse fasi di elaborazione, adattarle facilmente alle esigenze più disparate e definire eventuali interventi in caso di eccezioni. I documenti in entrata o i cambiamenti di stato attivano immediatamente le diverse fasi del processo: questi eventi si collegano a workflow digitali e veloci, consentendo al management di monitorarne l'avanzamento. Per esempio, una fattura può essere acquisita e inserita subito per l'approvazione. Una volta approvata verrà poi registrata e avviata al pagamento. Un confronto automatico dei dati con l'ERP completerà poi l'indicizzazione. Nessun inserimento manuale di dati, nessuna ricerca, nessuna attesa.

Recuperare i dati per decisioni più veloci

Con DocuWare tutte le informazioni su un cliente, un progetto o un processo aziendale sono disponibili in pochi secondi: i team possono così prendere decisioni più rapide e appropriate. Le informazioni sono immediatamente accessibili da qualsiasi browser o dispositivo mobile. Si possono collegare i contenuti ai dati presenti nei sistemi ERP, CRM o HCM. I documenti possono essere condivisi direttamente con i colleghi o tramite un portale web. Le decisioni sono così supportate da informazioni più complete e dettagliate, sempre a portata di mano grazie a DocuWare.

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